Como criar e gerenciar usuários no portal da Biaiz

Centralizar as informações de vendas e conversas em um só lugar traz clareza para o dia a dia da empresa. Mas, para que o trabalho flua, cada pessoa da sua equipe precisa ter o acesso certo ao sistema.

Seja para um novo atendente que vai conversar com os clientes pelo WhatsApp, ou para um gestor que precisa analisar os relatórios de recompra, o controle de quem acessa o quê garante a segurança dos dados do seu negócio.

Neste guia, você vai entender como funciona a estrutura de usuários, como convidar novas pessoas e como gerenciar as permissões de acesso com segurança.

Por que controlar os papéis de acesso de cada pessoa

Em qualquer empresa, dar o mesmo nível de acesso para todo mundo é um risco de segurança e privacidade. O atendente do dia a dia não precisa ter permissão para alterar as configurações do WhatsApp oficial ou excluir conexões de sistemas. Da mesma forma, um analista de marketing foca em públicos e campanhas, enquanto o financeiro acompanha os dados de faturamento.

Para organizar isso, o acesso é dividido em papéis. Cada papel define exatamente quais telas a pessoa pode ver e quais ações ela pode realizar. Isso protege as informações dos seus clientes e evita erros acidentais de configuração.

Passo a passo para convidar um novo usuário

Adicionar uma nova pessoa à conta da sua empresa é um processo simples que começa com um convite por e-mail. Acompanhe os passos:

Passo 1: Acesse a área de usuários

No menu lateral do portal, procure pela opção de gerenciamento de equipe ou acesse diretamente a tela de usuários. Lá, você verá a lista de todas as pessoas que já possuem acesso à conta da sua empresa, o papel de cada uma e o status atual (ativo ou pendente).

Passo 2: Preencha os dados do convite

Clique no botão para convidar uma nova pessoa. No formulário que aparece, você precisará preencher duas informações essenciais:

• E-mail: O endereço de e-mail profissional da pessoa que vai receber o acesso.

• Papel: Escolha o nível de permissão adequado para a função que ela vai desempenhar na empresa.

Passo 3: Envie o convite

Após confirmar os dados, clique em enviar. O sistema gera um convite de uso único e envia uma mensagem para o e-mail informado com as instruções de primeiro acesso.

Até que a pessoa abra o link e conclua o cadastro (definindo sua senha e autenticação), ela aparecerá na lista sob a seção de Convites pendentes.

Como reativar uma pessoa que foi desativada

Quando um colaborador deixa a empresa ou muda de função, o caminho recomendado é desativar o usuário para bloquear o acesso imediatamente. No entanto, se essa pessoa retornar ou precisar de acesso novamente, você pode reativá-la.

Ao tentar convidar um e-mail que já está desativado no sistema, o portal mostrará um aviso informando que a pessoa está desativada. Se você tiver a permissão necessária para gerenciar usuários, poderá reativá-la diretamente por esse aviso ou pela lista de usuários desativados.

Ao reativar um usuário:

• Ele volta a ter o status ativo com os mesmos papéis que possuía antes.

• Os vínculos de login antigos voltam a valer, e a pessoa precisará entrar novamente na conta.

• Atenção: Equipes e clientes que estavam vinculados a esse usuário antes de ele ser desativado não voltam sozinhos, pois a estrutura da empresa pode ter mudado nesse intervalo. Você precisará reorganizar esses vínculos manualmente se for necessário.

Boas práticas de segurança para a equipe

• Um usuário por pessoa: Nunca compartilhe logins e senhas. Cada colaborador deve ter sua própria conta para que as ações fiquem registradas corretamente no histórico.

• Revise os acessos periodicamente: Pelo menos uma vez a cada três meses, olhe a lista de usuários ativos e remova quem não trabalha mais na empresa ou mudou de área.

• Use a autenticação em duas etapas: Incentive ou exija que todos os usuários configurem a verificação em duas etapas para adicionar uma camada extra de proteção ao login.

Como a Biaiz ajuda no gerenciamento da sua equipe

Na Biaiz, o controle de quem acessa as informações da sua empresa é feito de forma visual e centralizada na tela de Usuários (/usuarios).

• Convites simples: Você envia o convite digitando o e-mail e escolhendo o papel diretamente no portal. O link de uso único garante que apenas o dono daquele e-mail consiga criar a senha de acesso.

• Reativação em um clique: Se precisar trazer de volta um colaborador que foi desativado, você não precisa preencher tudo de novo. O botão de reativar devolve o acesso com os mesmos papéis anteriores instantaneamente, respeitando as regras de segurança.

• Isolamento completo: Cada empresa (tenant) tem seus dados totalmente isolados. Os usuários que você cria só visualizam as informações, conversas e clientes da sua própria organização.

Se você quer organizar o acesso da sua equipe e garantir que cada atendente ou gestor tenha a visão correta das conversas e vendas, crie sua conta na Biaiz e convide as primeiras pessoas do seu time diretamente pelo portal.